Veri Saklama ve İmha Politikası - MARSİS® Yangın Söndürme Sistemleri

KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KANUNU VE İLGİLİ İKİNCİL MEVZUAT GEREĞİ

VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI METNİ

 

İşbu Veri Saklama ve İmha Politikası, (bundan böyle kısaca “Politika” olarak anılacaktır) Marsis Makine ve Gemi Sanayi Anonim Şirketi  (bundan böyle kısaca “Şirket” olarak anılacaktır), veri sorumlusu  sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel  Verilerin Korunması Kanunu (bundan böyle kısaca “KVKK” olarak  anılacaktır) ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok  edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Şirket tarafından  uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın,  müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle Şirket nezdinde kişisel verisi  bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Politika metni  çerçevesinde kanunlara ve ikincil mevzuata uygun olarak yönetilmektedir.

 

1. VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ

KVKK’ya göre, “Veri Sorumlusu” kişisel verilerin işleme amaçlarını ve  vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve  yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmekte  olup, KVKK uyarınca muhatap veri sorumlusu Marsis Makine ve Gemi Sanayi Anonim Şirketi’dir.

 

Marsis Makine ve Gemi Sanayi Anonim Şirketi

Mersis No          : 0612149128800001

Adres                 : İstanbul Endüstri ve Ticaret Serbest Bölgesi Aydınlı Sb. Mh. Kodalak Cad. No:12 Tuzla, İSTANBUL

Telefon              : 0 216 394 92 37

Faks                    : 0 216 394 92 36

Kayıtlı e-posta : marsismakinegemi@hs01.kep.tr

 

    2. TANIMLAR

Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak  depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim  hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri  sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri  işleyen kişileri,

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel  verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği  belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin  silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde  erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin  hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve  tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya  da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik  olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının  iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri  işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla  ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri  amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı  ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin  alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Veri  sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan  azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme  işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,

Periyodik İmha: KVKK’da yer alan kişisel verilerin  işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel  verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale  getirme işlemini,

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını  ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve  yönetilmesinden sorumlu olan Marsis Makine ve Gemi Sanayi Anonim  Şirketi’ni, ifade etmektedir.

 

       3. İLKELER

 

Şirket tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

• Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale  getirilmesinde KVKK’ya ve ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına  ve işbu Politika’ya tamamen uygun hareket edilmektedir.

• Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale  getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Şirket tarafından kayıt  altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler  hariç olmak üzere en fazla 10 (on) yıl süreyle saklanmaktadır.

• Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri  re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun  olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişi’nin başvurusu ile  talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.

• KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme  şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Şirket  tarafından re’sen veya İlgili Kişi’nin başvurusu ile talebi üzerine  silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta  İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde;

• İletilen başvuru ile talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplandırılmaktadır.
• Başvuru ve talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması  durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve  üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması, üçüncü kişilerle  yaptığımız taahhütnameler uyarınca sağlanmaktadır.

 

 

           4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından özellikle (i)  ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin  yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının  planlanması ve ifası için KVKK ve diğer ilgili ikincil mevzuatta  belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar  vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu  olması,
• Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama  faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait  kişisel veriler, Şirket tarafından resen yahut talep üzerine silinir,  yok edilir veya anonim hale getirilir:

• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden  ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası sebebiyle gerekli  olması hali,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• İlgili Kişi’nin, KVKK’nın 11. maddesindeki hakları çerçevesinde  kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale  getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul  edilmesi,
• Veri Sorumlusu’nun, İlgili Kişi tarafından kişisel verilerinin  silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile  kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz  bulunması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde;  Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun  bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş  olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak  herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 

          5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

Şirket tarafından KVKK ve diğer ilgili ikincil mevzuat hükümlerine  uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha  sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden  yararlanılmaktadır:

• Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir  süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi  akabinde veri hakkında aşağıdaki madde kapsamında işlem yapılır.
• Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta  öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin  saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması  durumunda sırasıyla;

• Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz  alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak  sınıflandırmaya tabi tutulur. İmha edilmesi gereken verilerin imhasında  uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirket nezdindeki  önem derecesine göre belirlenir.
• Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere  uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının  olup olmadığı, sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan  ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir,  yok edilir ya da anonim hale getirilir.
• Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan  istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği  tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin  saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin  sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale  getirilir.

 

• Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde yer  alan imha süreleri çerçevesinde, 6 (altı) aylık periyodlarla işbu  Politika’da yer verilen usullere uygun olarak anonim hale getirilir veya  imha edilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale  getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz  konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en fazla  10 (on) yıl süreyle saklanır.

 

         6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN USULLER, TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

 

Şirket’in istihdam kapsamında yerine getirmesi gereken  yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi için veri  işlemenin zorunlu olması, müşteri hizmetleri, tüketici hakları, tedarik  zincirinin korunması ve diğer imkânlardan istifade edebilmeniz ve/veya  bunlarla ilgili ticari mali hukuki sorumluluk ve yükümlülüklerin yerine  getirilebilmesi, Şirket’in güvenliğinin sağlanması veya Şirket’in meşru  amaçları için kişisel verilerinizin işlenmesine gerek olması halinde  toplanılacak olan kişisel veriler sisteme işlenmektedir.

Buna ek olarak dijital kopya şeklinde saklanan tüm veriler Şirket’in güvenli server’ına kaydedilmektedir.

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı  olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun  olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler  çerçevesinde, Şirket tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik  tedbirler aşağıda sayılmıştır:

 

        1. İdari Tedbirler

 

Şirket idari tedbirler kapsamında;

• Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği  erişmesi gerekli personel ile sınırlandırmaktayız. Erişimin  sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem  derecesi de dikkate alınmaktadır.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları  tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve  Kurul’a bildirilmektedir.
• Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin  paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine  ilişkin taahhütname imzalayarak yahut mevcut sözleşmesine eklenen  hükümler ile veri güvenliğini sağlamaktadır.
• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel  istihdam etmekteyiz ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı  ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri vermektedir.
• Kendi tüzel kişiliği nezdinde KVKK hükümlerinin uygulanmasını  sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmaktayız.  Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri  giderilmektedir.
• Kişisel verilerin bulunduğu ortama göre yeterli güvenlik  önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb.  durumlara karşı) alınmasını sağlıyoruz ve bu ortamlara yetkisiz giriş  çıkışları engellenmektedir.

 

      1. Teknik Tedbirler

 

Şirket idari tedbirler kapsamında;

• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapmaktadır.
• Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk  değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini  yürütmektedir.
• Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek  teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını  sağlamaktadır.
• Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlamaktadır.
• Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlamaktadır.
• Kişisel verilerin yok edilmesini geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlamaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verileri üzerinde gerçekleşen tüm  hareketlerin işlem kayıtlarının güvenli olarak log’lanmasını  sağlamaktadır.
• Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerini sürekli  takip ederek gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını  sağlamaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilere bir yazılım aracılığı ile erişilen  durumlarda bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerini yaparak bu  yazılımların güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını  sağlamaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin aktarıldığı durumlarda;
• Verilerin e-posta ile aktarılması gerekiyor ise bunların şifreli  olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak  aktarılmasını,
• Verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemler ile şifrelenmesini,
• Verilerin kağıt ortamında aktarımı gerekiyorsa evrakın “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmesini,

sağlamaktadır.

 

       7. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE SOKULMASI, İHLAL DURUMLARI VE YAPTIRIMLAR

 

• Politika, tüm çalışanlara duyurularak yürürlüğe girecek ve yürürlüğü  itibariyle tüm iş birimleri, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları,  tedarikçiler ve kişisel veri işleyen herkes için bağlayıcı olacaktır.
• Çalışanların politikanın gereklerini yerine getirip getirmediğinin  takibi ilgili çalışanların müdürlerinin sorumluluğunda olacaktır.  Politika’ya aykırı davranış tespit edildiğinde konu derhal ilgili  çalışanın müdürü tarafından Şirket Genel Müdürü’ne bildirilecektir.
• Politika’ya aykırı davranan çalışan hakkında, ilgili departman  tarafından yapılacak değerlendirme sonrasında, ihlalin boyutuna göre  gerekli hukuki işlem yapılacaktır.

 

        8. İLETİŞİM

 

Marsis Makine ve Gemi Sanayi Anonim Şirketi

Mersis No             : 0612149128800001

Adres                     : İstanbul Endüstri ve Ticaret Serbest Bölgesi Aydınlı Sb. Mh. Kodalak Cad. No:12 Tuzla, İSTANBUL

 

Telefon                   : 0 216 394 92 37

Faks                        : 0 216 394 92 36

E-mail                       : kvkk@marsis.com.tr